Excel Listor

Har du en lista i Excel där raderna motsvarar poster och kolumnerna motsvarar fält så är listan en form av databas. Genom att sortera och filtrera kan du lätt hantera och analysera informationen i listan. När du sorterar en lista i Excel kan du sortera i stigande eller fallande ordning och detta gäller oavsett om fältet innehåller bokstäver eller siffror. Med hjälp av filtrering kan du göra urval för att snabbt och lätt visa den information i listan som för tillfället är intressesant. Du kanske endast vill se kunder från en viss stad eller region.

För att Excel skall hantera listan på ett så bra sätt som möjligt skall listan innehålla rubriker. Rubrikerna fungerar bäst om du gör dem i ett annat format än resten av listan som exempelvis fetstil. Genom att låsa fönsterrutor kan du exempelvis få rubrikraden att hela tiden visas vad du än befinner dig i listan. Detta är praktiskt när du behöver rulla ner i listan och hela tiden vill ha kontroll i vilken kolumn eller rad du befinner dig. Har du en lista som sträcker sig över fler sidor kan du lägga in utskriftsrubriker som gör att du får med rubrikerna på varje sida när du skriver ut listan.

Vill du göra beräkningar för grupper av poster i Excel kan du använda delsummor. Delsummorna läggs då in på egna rader mellan de olika grupperna i listan. Exempel kan vara om du vill få fram hur mycket varje säljare sålt per butikskedja eller region. I dina delsummor kan du sedan använda en rad olika Excelfunktioner som antal, medelvärde, högsta och lägsta värde.

Behöver du sammanfatta stora datamängder och effektivt kunna summera och presentera i flexibla tabeller och grafer skall du använda det fantastiska verktyget Pivottabell. När du skapar en Pivottabell i Excel anger du vilka data som ska användas som radfält och vilka som ska vara kolumnfält och sidfält, samt vad som ska beräknas i dataområdet. Med Pivottabeller kan du snabbt jämföra och kombinera olika uppgifter med varandra genom att dra och släppa fält. Pivottabellen ger dig möjlighet att presentera data du är intresserad av för tillfället. Gör du en Pivottabell som visar hur mycket varje säljare har sålt per region kan du i efterhand ändra så att den istället visar antal besök varje säljare har gjort per region eller hur försäljningen ligger till i procent.

Låsa rubriker

Om du i ett kalkylblad har en längre lista kan det vara bra att se rubrikerna längst upp hela tiden när du skrollar ner i listan. Du har då möjlighet att låsa de rader och kolumner som innehåller rubrikerna. Du kan låsa både rader och kolumner i ett angivet området genom att låsa fönsterrutor.

Gör följande:

Stå i cellen B5 som bilden nedan.
Välj fliken "Visa" och därefter "Lås fönsterrutor".
Bläddra sedan med rullningslisten och se att rubrikerna syns hela tiden.

Utskriftsrubriker

Vill du upprepa första sidans rubriker på resterande sidor kan du använda utskriftsrubriker. Du kan välja både rad- och kolumnrubriker.

Gör följande:

Välj fliken "Sidlayout" och därefter utskriftsrubriker.
Stå i fältet "Rader överst" och markera sedan den rad som du vill upprepa.
Förhandsgranska och kontrollera att rubrikerna finns på varje sida.

Sortera data

Vill du underlätta arbetet med större listor kan du sortera informationen på önskat sätt. Du kan sortera data i både i bokstavs- och nummerordning. Du kan välja att sortera på en eller flera kolumner.

Gör följande:

Välj fliken Data och därefter "Sortera".
Vill du sortera på flera kolumner väljer du "Lägg till nivå".
Klicka sedan "OK".

Filtrera data

Har du en tabell som innehåller stora mängder information kan du filtrera fram den data som för tillfället är intressant. Detta gör det lättare att hantera och analysera informationen i en tabell eller lista.

Gör följande:

Välj fliken "Data" och klicka därefter på "Filter".
Med hjälp av pilarna längst upp vid rubrikerna kan du både sortera och filtrera fram önskad information.

När du filtrerat ser du en liten tratt vid de kolumner som du filterat på. Se nedan:

Återställa listan

För att ta bort filtreringen och se alla rader igen väljer du fliken "Data" och därefter "Ta bort" som ligger bredvid knappen "Filter".

Ta bort filter

Vill du ta bort filterfunktionen helt klickar du på knappen "Filter" under fliken "Data".

Delsummor

Har du en lista och vill göra beräkningar för grupper av poster kan du använda "Delsummor". Delsummor läggs in på egna rader mellan de olika grupperna. Den kolumn som du ska gruppera efter måste vara sorterad.

I exemplet nedan skapas delsummor som visar hur mycket varje säljare har sålt per butikskedja.

Börja med att sortera listan efter "Säljare" och "Butikskedja" i stigande ordning.

Gör sedan följande:

Välj Fliken "Data" och därefter Delsumma.

Klicka "OK" i dialogrutan.

Nu bör du se total försäljning per säljare enligt bilden nedan. Klicka på de olika nivåerna (1,2 och 3) uppe till vänster för att se detaljerad data.

För att se hur mycket varje säljare har sålt per butikskedja gör du följande:

Välj fliken "Data" och därefter "Delsumma".
Se till så dialogrutan ser ut som nedan:

Klicka "OK" och resultatet blir som nedan:

Ta bort delsumma

För att ta bort delsummor väljer du fliken "Data" och därefter "Delsumma".
Tryck på knappen "Ta bort alla".



Vill du gratis få Informers nyhetsbrev med smarta tips i Excel och Office så fyll i din e-mail adress i fältet nedanför.



Hade du nytta av informationen?

   
Kurser i Excel
Lathundar Excel
Veckans tips i Excel

Kortkommando för makro

Vill du köra ett makro utan att använda musen kan du trycka Alt F8. Detta kortkommando tar dig direkt till dialogrutan ”Makro”. För att koppla ett kortkommando till ett specifikt makro markerar du makrot i dialogrutan och klickar på ”Alternativ…”. Dialogrutan Makroalternativ öppnas och du kan välja ett kortkommando till makrot.

Nyhetsbrev

Vill du gratis få Informers nyhetsbrev med smarta Exceltips så fyll i din e-mail adress i fältet nedanför.